DOCUMENTACIÓN
La documentación que genera un empleado podemos dividirla en
tres partes :
1ª).- Documentos necesarios al entrar en la empresa .
- - Documento de Afiliación a la seguridad social si antes no ha
estado contratado nunca .Para ello cumplimentamos el impreso
TA.1 solicitando un número de afiliación para el empleado.
- - Documento de Alta en la seguridad social cumplimentando el
impreso TA.2 para todos los empleados, hayan trabajado antes
o no . Este impreso se utiliza para el Alta, la Baja y la Variación
de datos . Esta documentación se entregará en la Seg. Social .
- - Se confeccionará el Contrato de trabajo por cuadruplicado en el
que firman el representante de la empresa y el trabajador, las firmas
deben ser originales, estos contratos se deben entregar en la
Oficina de Empleo antes de que el empleado empiece a trabajar .
En una de las copias del contrato y en la parte superior
escribiremos : “ COPIA BASICA” “por carecer la empresa de
enlace Sindical “, cuando en la empresa no haya Comité de
empresa.
En dicha copia del contrato no se pondrá nada más
que el nombre de la empresa sin más datos y el nombre y ape -
llidos del trabajador sin más datos. El resto de las cláusulas del
contrato permanecen invariables.
- - Una vez recogidos los documentos del INEM y de la Seg. Social
se entregará a cada empleado una copia de su contrato y fotocopia
del Alta y a continuación se le hace firmar en el Libro de
Matrícula, en el que habremos registrado a cada uno de los
empleados con todos sus datos personales. El libro de matrícula
ya ha dejado de ser obligatorio en las empresas.
- -Mensualmente se confeccionará la Hoja de Salarios
de cada empleado.
- - Se confeccionará mensualmente la liquidación de los seguros
sociales en los documentos TC/2 y TC/1. La fecha tope para
presentar esta liquidación es el último día laborable del mes
siguiente a la hoja de salarios.
Cada juego tanto del TC/1 como del TC/2 consta de varias
copias, siendo la de color naranja para la empresa.
- - Trimestralmente se efectuará la liquidación del IRPF de
retenciones a cuenta a Hacienda en el Modelo 110 .
La fecha tope para presentar esta liquidación es el día 20
del mes siguiente al trimestre. Se devolverán a la empresa
una copia, para la contabilidad y como resguardo
justificante de la liquidación.
- - Anualmente se efectuará el Resumen Anual del IRPF de
retenciones a cuenta en el Modelo 190 que será el
resumen de los cuatro Modelos 110 del año anterior
La fecha tope para presentar este Resumen anual será
el día 20 de Enero del año siguiente. La copia celeste
queda para la empresa .
- - Quince días antes de finalizar el contrato de trabajo
se presentará al empleado una carta en la que se le
recuerda la fecha de terminación del contrato y él
deberá firmar una copia de dicha carta. En algunas
ocasiones dependiendo de la categoría del empleado
se le debe avisar con una antelación de 30 días. Esta
comunicación se llama carta de preaviso.
- - Se procede a confeccionar la liquidación o Finiquito
del empleado, que es una hoja de salarios normal en
la que se le pagan todos los conceptos salariales que le
correspondan y que no se le hayan abonado con
anterioridad durante su tiempo en la empresa.
- - A continuación se le dará de Baja en la Seguridad
Social mediante el impreso TA.2 y registraremos la
fecha de Baja en el Libro de Matrícula.
- - Confeccionaremos el Certificado de Devengos y
Retenciones a efectos de su Declaración de la Renta .
DOCUMENTACIÓN PARA LA OFICINA DE EMPLEO
- - Haremos una fotocopia de cada uno de los TC/2 en los
que aparezca el empleado.
- - Cumplimentamos el Certificado de Empresa por duplicado
cada ejemplar.
- - Adjuntamos la copia del contrato de trabajo que en su día
entregamos al empleado.
- - Adjuntamos fotocopia del Alta y Baja en Seg. Social .
- - Igualmente adjuntaremos una copia de la última Hoja
de salarios; fotocopia del DNI y de la Cartilla de asistencia
sanitaria del empleado.
- - Por último entregaremos al empleado el Certificado de
Devengos y Retenciones para la Declaración de la
Renta .
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